I. Keyuser
1. Anlage interner Lieferant:
Für den Kostenstellentransfer müssen Sie die abgebende Kostenstelle als Lieferant im System anlegen.
Dazu gehen Sie nach ihrer Anmeldung im System bitte auf den Reiter eService/Basisdaten.
Über „Lieferanten anlegen“ können Sie einen neuen Lieferanten anlegen. Wichtig ist, dass Sie unter den Basisdaten ein Häkchen bei „interner Bestelllieferant“ setzen.
(Rechts in der Box „Basis“ befindet sich der Punkt „interner Bestelllieferant“)
2. Anlage abgebende Einkaufsorganisation:
Als nächstes müssen Sie die abgegebene Kostenstelle als Einkaufsorganisation anlegen und dieser wiederum den Lieferanten zuordnen. Zudem ist für diese Funktion eine Hinterlegung der Kostenstelle zwingend erforderlich.
Gehen Sie bitte über die Modulschaltfläche zum Reiter „eCustomize“ und wählen Sie aus dem aufklappenden Fenster Systemadministration –> Einkaufsorganisationen.
Bei Lieferant interne Bestellung können Sie über die Lupe, den vorher angelegten Lieferanten auswählen.
Wenn Sie ein Häkchen bei „automatischer Wareneingang bei Bestätigung interne Bestellung“ setzen, wird der Wareneingang automatisch gebucht, wenn die liefernde Einkaufsorganisation in der Anforderung den Warenausgang bestätigt.
Als nächstes hinterlegen Sie in der Tabelle Buchungskreis die abgebende Kostenstelle. Diese kann wiederum über die Lupe ausgewählt werden.
3. Katalogschnellerfassung:
Im nächsten Schritt können Sie die anzufordernden Artikel in einem eigenen Katalog anlegen. Beispielsweise der Stationskaffee aus der Küche, der Orangensaft aus dem Restaurant für das Frühstück, Getränke der einzelnen Abteilungen aus dem Lager, Häppchen für Konferenzen aus der Küche usw.
Diese Funktion ist über das Berechtigungsobjekt „eProcure: Katalogschnellerfassung“ geschützt.
Damit haben Sie die Möglichkeit direkt (ohne Katalogimport im eService) Onlinekataloge zu erstellen. Der Katalog ist sofort nach der Anlage online und bedarf keiner weiteren Prüfung oder Aktivierung.
Dazu gehen Sie bitte zu den Katalogen über eProcure/Artikelsuche. In der Box Favoriten/Kataloge gibt es unter dem Reiter Kataloge den Button „neuer Katalog“.
Zuerst müssen Sie dem Katalog eine Bezeichnung vergeben, einen Lieferanten zuordnen (beim Kostenstellentranfer wäre der Lieferant die abgebende Einkaufsorganisation, welche im ersten Schritt als interner Bestelllieferant angelegt wurde) sowie eine Standardwarengruppe hinterlegt werden.
Als Nächstes können Sie unter dem Reiter Gruppen und Artikel Kataloggruppen definieren und die Artikel anlegen.
Über das + beim Katalognamen links, können Sie Untergruppen anlegen. Über den Stiftbutton können diese überarbeitet und über den Papierkorb gelöscht werden.
Mit „+ neuer Artikel“ können Sie zu den jeweiligen Gruppen Artikel anlegen. Dabei gibt es drei Artikeltypen:
Freitextartikel
Katalogartikel
Rezeptartikel
Freitextartikel: alle Felder, verpflichtend die Artikelnummer, die Bezeichnung, der Preis, die Bestelleinheit, die Währung sowie das Steuerkennzeichen, müssen Sie manuell füllen.
Katalogartikel: Sie können einen Artikel aus einem anderen Katalog hinzufügen bzw. auf diesen referenzieren. Nach Ihrer Auswahl von Katalog und Artikel erscheint die Abfrage ob Sie die Daten in das Formular übernehmen möchten oder nicht:
Auch wenn Sie die Daten aus dem Katalog übernehmen, können Sie anschließend die Artikelnummer, Bezeichnung, Beschreibung, Warengruppe oder das Steuerkennzeichen ändern. Den Preis können Sie selbst nicht ändern. Dieser ist mit der Einheit gekoppelt.
Wenn der Artikel z. B. als Kiste beim Originallieferanten bestellt werden kann und dieser als Inhaltseinheit Flasche gepflegt hat, können Sie die Einheit in der der Artikel intern bestellt werden kann auf Flasche ändern und der Preis wird automatisch umgerechnet:
Falls Sie eine andere, unbekannte Einheit auswählen, müssen Sie eine Umrechnung pflegen, damit das System den Inhalt weiß und den Preis berechnen kann.
Rezeptartikel: Sie können auch ein Rezept aus ePlanning als Artikel hinzufügen. Hierbei können Sie nach der Auswahl des Rezeptes entscheiden ob die Daten übernommen werden sollten oder nicht.
Hinweis: Die LMIV werden noch nicht berücksichtigt!
Wenn ein Verkaufspreis im Rezept gepflegt wurde, wird dieser als Preis übernommen. Das Feld Preis kann bei einem Rezeptartikel überschrieben werden.
Über den Reiter Berechtigungen können Sie den angelegten Katalog für einzelne Benutzer, Benutzergruppen, Buchungskreise, Betriebsstätten, Einkaufsorganisationen oder Kostenstellen freigeben. Wenn Sie das Häkchen bei der Berechtigung setzen, können die Berechtigten aus dem Katalog bestellen. Setzen Sie das Häkchen nicht, können diese nur den Katalog einsehen aber nicht daraus bestellen.
Der Katalog selber wird dann mit einem Präfix (S) unter den Katalogen aufgelistet.
II. Anwender
1. Bestellauslösung:
In der bisherigen Logik musste der User speziell eine Anforderung „interne Bestellung“ ausführen. Dies ist nun nicht mehr notwendig, d.h. der User schließt einfach seinen Warenkorb ab. Bei Bestellerzeugung erkennt das System automatisch, dass es sich um eine interne Bestellung handelt und erzeugt diese Anforderung automatisch.
Nach der Anmeldung gehen Sie zu eProcure/Artikelsuche. Unter Ihren Katalogen befinden sich auch die internen Kataloge, welche Ihnen freigegeben wurden. Diese sind mit einem (S) gekennzeichnet.
Sie können die Artikel nun, wie bei einer „normalen Bestellung“ bei einem Lieferanten in den Warenkorb legen. Dazu markieren Sie die gewünschten Artikel, tragen die Bestellmenge ein und gehen auf „zum Warenkorb hinzufügen“.
Anschließend wechseln Sie in den Reiter Warenkorb. Hier können Sie die zum Warenkorb hinzugefügten Artikel einsehen und ggf. nochmals bearbeiten. Mit „Warenkorb abschließen“ schicken Sie den Warenkorb zum Lieferanten (intern: zu der liefernden Kostenstelle).
Die Bestellung durchläuft, falls hinterlegt, die Genehmigungsschritte. Falls eine Genehmigung nötig ist, wird die Bestellung erst nach der Genehmigung an den Lieferanten übermittelt.
Sie finden Ihre Bestellung nun unter dem Reiter Bestellungen sowie unter dem Reiter Anforderungen. Der Verantwortliche der liefernden Kostenstelle muss Ihre Bestellung nun bestätigen.
Ist die Funktion „automatischer Wareneingang bei Bestätigung interne Bestellung“ bei der liefernden Einkaufsorganisation aktiv, müssen Sie selber keinen Wareneingang mehr buchen. Die Belastung findet dann beim Akzeptieren der Anforderung und der Erzeugung des Warenausgangs automatisch statt.
2. Anforderung bestätigen:
Als Zuständiger der liefernden Kostenstelle erhalten Sie die internen Bestellungen als offene Anforderung. Sie können diese unter dem Reiter eProcure/Anforderungen einsehen. Ebenfalls werden Sie per Email über neue Anforderungen informiert.
In der Spalte bestätigte Menge können Sie die liefernde Menge anpassen. Über „Drucken“ können Sie die Anforderung ausdrucken. Falls ein Artikel nicht verfügbar ist, könnten Sie diesen mit dem Papierkorb-Button beim Artikel löschen. Sie können auch Freitextpositionen über das „+“ hinzufügen.
Mit „interne Bestellung bestätigen“ werden die Warenausgänge gebucht und Ihre abgebende Kostenstelle wird entlastet. Im Gegenzug wird die empfangende Kostenstelle belastet und falls hinterlegt, wird automatisch der Wareneingang gebucht. Die Organisationsdaten sind bereits vorbelegt. Sie müssen die Anforderung nur nochmals mit „ja, jetzt bestätigen“ bejahen.
3. Wareneingang buchen:
Falls durch den Keyuser das automatische Buchen des Wareneingangs eingestellt wurde, brauchen Sie dies nicht mehr manuell machen.
Ansonsten können Sie den Wareneingang unter eProcure/Bestellungen buchen. Hierzu wählen Sie die gewünschte Bestellung aus der Bestellübersicht aus oder suchen diese über die Suchbox.
Als Liefermenge ist automatisch die bestellte Menge vorbelegt. Sie können diese aber überschreiben. Über „+“ können Sie eine Freitextposition ergänzen.
Um den Wareneingang zu buchen, tragen Sie die Lieferschein-Nummern ein, markieren die Positionen und wählen „Position buchen“. Die Bestellung wandert in den Status endgeliefert.
III. Bericht Kostenstellenumbuchungen
Den Bericht können Sie über den Reiter eReport/Warenbewegungen aufrufen. Über das Dropdown bei Bericht können Sie die Kostenstellenumbuchen aufrufen.
Über die einzelnen Filter können die Angaben auf einzelne Buchungskreise, Einkaufsorganisationen, User oder Kostenstellen eingeschränkt werden. Anhand der Gruppierung kann ein Splitten der Daten auf Belegnummer, Artikel, Buchungskreis, Einkaufsorganisation, Betriebsstätte oder Lieferant erfolgen.
Mit „Bericht erzeugen“ werden die Transfers ausgewertet. Der Bericht liefert Informationen über die abgebende und empfangende Kostenstelle mit den jeweiligen Mengen und Werten. Die Zwischensumme zeigt die Gesamtmenge sowie -wert über den eingestellten Zeitraum.
Über die Lupe in den einzelnen Zeilen, können die Transaktionen, gesplittet auf die einzelnen Artikel, angezeigt werden.
Der Bericht kann nach Excel und/oder PDF über „Excelausgabe“ und „PDF Ausgabe“ exportiert werden.
Mit „Bericht als Variante speichern“ können die eingestellten Filtereinstellungen gespeichert werden und anhand eines Zeitplans an ausgewählte User per Email gesendet werden.
