Gehen Sie nach der Anmeldung im System bitte mit dem Mauszeiger zum Modul „eInvoice“ und klicken Sie in dem aufklappenden Menü auf „Monitor“.
Nun werden Ihnen in der Box „Rechnungsmonitor“ alle im System erfassten Rechnungen angezeigt. Die Spalten können individuell über die Tabelleneinstellungen ein- bzw. ausgeblendet werden.
Die Spalten Abweichungen, Prüfstatus, Buchungsstatus und Status zeigen den jeweiligen Status der Rechnung an.
Symbole Abweichungsstatus:
= Teurer außerhalb der Toleranz
= Günstiger außerhalb der Toleranz
= Günstiger innerhalb der Toleranz
= Teurer innerhalb der Toleranz
Symbole Prüfungsstatus:
Symbole Buchungsstatus:
Symbole Status:
Die Legende der einzelnen Symbole kann über Erklärung der Monitor Icons eingeblendet werden.
Mit „Rechnung erfassen“ können Sie eine Rechnungsdatei hochladen und manuell erfassen. Dazu klicken Sie in die linke Hälfte des Fensters und wählen die Datei aus. Anschließend können Sie rechts das Formular mit den Rechnungsdaten füllen:
Alle Felder, welche mit einem Sternchen versehen sind, sind Pflichtfelder und müssen somit zwingend ausgefüllt werden.
Hinterlegen Sie nun zunächst den Lieferanten indem Sie auf die Lupe im Feld klicken, die Bezeichnung in dem sich öffnenden Fenster eingeben und per Doppelklick auswählen.
Geben Sie als nächstes die Rechnungsnummer ein und wählen Sie das Rechnungsdatum aus. Wählen Sie schließlich noch ihren Buchungskreis über Klick auf das Lupensymbol aus.
Nun können Sie die verschiedenen Artikelpositionen aus der Rechnung über die restlichen Felder erfassen. Alle benötigten Daten können Sie dabei der Rechnung entnehmen. Bestätigen Sie jeweils über den Button „zur Artikelliste hinzufügen“.
Beispiel Position 1:
(In diesem Beispiel wurde ein anderer Netto-Gesamtpreis angegeben (45,00€ statt 49,90€). Dies dient zur späteren Veranschaulichung von Preisabweichungen.)
Übernehmen Sie nun bitte alle Positionen der Rechnung wie im obigen Screenshot gezeigt.
Klicken Sie zum Schluss auf den Speichern-Button und schließen Sie das Dialogfenster über Klick auf das x-Symbol rechts oben.
Die neu angelegte Rechnung wird nun im Rechnungsmonitor an erster Stelle angezeigt.
Mit Doppelklick auf die Rechnungsposition oder über den Stift-Button öffnet sich der Reiter „Rechnung“, in welchem die Rechnungspositionen mit der hinterlegten Datei verknüpft werden können.
Über den Button „Beleg manuell verknüpfen“ können alle markierten Positionen (gelb) der Rechnung verknüpft werden.
Daraufhin öffnet sich ein neues Dialog-Fenster, in welchem oben die eingelesene Rechnung ausgewählt und anschließend die einzelnen Rechnungspositionen miteinander verknüpft werden können.
Klicken Sie hierzu nun bitte oben auf die Rechnung mit dem Datum „06.10.2016“. Hierauf werden mittig in der Box „Bestellpositionen“ alle Positionen der Rechnung angezeigt. Diese können durch setzen eines Häkchens bei der jeweiligen Rechnungsposition und der dazu passenden Position unten und darauffolgendem Klick auf den Button „Positionen verknüpfen“ verknüpft werden.
Haben Sie diesen Vorgang bei allen drei Rechnungspositionen durchgeführt, so schließen Sie nun das Dialogfenster über das „x“-Symbol rechts oben.
Klicken sie anschließend auf den Button „Rechnung prüfen“, rechts über den Rechnungspositionen.
Daraufhin aktualisiert sich der Abweichungsstatus rechts neben den einzelnen Positionen und wird mit den zutreffenden Symbolen versehen.
Damit wurden alle Rechnungspositionen erfolgreich miteinander verknüpft!
