jb-x präsentiert den Bestellassistent „Orderbob“

Im Rahmen des s&f Symposiums 2019 hat die jb-x business solutions GmbH erstmalig die Funktionalität „Orderbob“ vorgestellt. Der „Bestellassistent“ erinnert, rechnet und terminiert.

Wann und wie viel Stück eines Artikels benötige ich? Muss ich noch oder hat der Kollege schon für die Abteilung bestellt? Wer ist unser Lieferant für diesen Artikel? Orderbob erinnert an die Bestellauslösung, rechnet Bestellmengen und liefert Bestellvorschläge.

Obige Fragen treten immer wieder im Zusammenhang mit der Beschaffung auf. Speziell in Pflege- oder Hotelbetrieben, in denen in Schichten gearbeitet wird, wo sich Kollegen bestenfalls kurz bei Schichtwechsel sehen oder in Urlaubszeiten, in denen Kollegen bestellen, die das normal nicht machen oder auch die Kollegen, die mit dem Einkauf betraut sind und nicht für jeden Artikel wissen, wann was wieder beschafft werden sollte, könnten den Bestellasisstenten Orderbob bald nicht mehr missen wollen.

In vielen Branchen wird dafür eine systemgestützte Disposition genutzt, die auf Basis von Parametern wie Meldebestand, Bestellgröße, Rundungswert oder Höchstbestand die Einkäufer bei der Bestellung unterstützt, indem mit Hilfe dieser Werte Bestellvorschläge errechnet werden. In der Hotellerie und im Care-Bereich ist diese Art der Disposition nur bedingt anwendbar, weil aufgrund des Aufwands keine betriebseigenen Materialwirtschaftssysteme gepflegt werden.

Für wenige volumenintensive Warengruppen (Verpflegung in Hotellerie und Care-Bereich oder Inkontinenz im Care-Bereich) gibt es lieferantenbetriebene Webshops, die dann aber auch nur für den Teil der Beschaffung Unterstützung bieten, der durch das Sortiment des Lieferanten abgedeckt werden kann. Viele andere Warengruppen des Beschaffungsportfolios werden nicht unterstützt. Die Hotellerie kämpft zudem aufgrund unterschiedlicher Auslastungen mit starken Bedarfsschwankungen, die eigentlich eine „belegungsabhängige Disposition“ erfordern würden und zu einer ständigen Anpassung der Dispositionswerte führen. Demzufolge finden klassische Dispositionsmethoden keinen Einsatz. Die Verwendung von Frischeprodukten verschärft dieses Problem, da sich Lebensmittel aufgrund Ihrer begrenzten Haltbarkeit nicht so lange lagern lassen. Dazu kommen oftmals fehlende Lagermöglichkeiten bei nur wenigen Anlieferungen pro Woche aufgrund der hohen Logistikkosten.

Es sollte also jemand einkaufen, der die Mischung aus wenig Systemunterstützung und vielen Besonderheiten gut kombinieren kann, zudem den Veranstaltungskalender kennt und am besten ständig verfügbar ist. Den Kollegen gibt es nicht. Außerdem arbeitet der „Einkäufer“ meist in einer Fachabteilung, z.B. Küche oder Pflege, und macht den Einkauf neben seiner normalen Arbeit, nicht selten noch nach Dienstschluss.

Man kann aber versuchen, ohne Aufbau von Dispogrößen ausschließlich auf Basis der Vergangenheitswerte, unter Berücksichtigung mehrerer Vorgängerperioden und der eingetretenen Veränderungen dazwischen eine Prognose zu errechnen, die als Bestellvorschlag angezeigt wird. Zusätzliche manuelle Regeln zu Bestellvorschlägen können die Vorschläge optimieren, z.B. die Übernahme der Historie eines Auslaufartikels.

Der „Orderbob“ soll genau diese Lücke zwischen genauer Disposition und dem perfekt informierten „Einkäufer“ schließen. Bei regelmäßig beschafften Produkten mit  gleichbleibendem Bedarf funktioniert die Bestellvorschlag des Orderbobs natürlich sehr mengen- und termingenau. Bei Artikeln mit hohen Schwankungen, unregelmäßigen Verbräuchen, speziellen Artikeln für Veranstaltungen oder Saisonbedarfen werden die Vorschläge für Menge und Liefertermin sicherlich unschärfer und der Einkäufer ist mehr gefordert den tatsächlichen Bedarf abzuwägen. Der Orderbob erinnert mich, bietet immer schnellen Zugriff auf die Historie des Artikels und unterstützt so die Bestellentscheidung.