Verträge:
Gehen Sie nach der Anmeldung im System bitte mit dem Mauszeiger zum Modul „eContract“ und klicken Sie in dem aufklappenden Menü auf „Verträge“.
Nun werden Ihnen links unten im Feld „Vertragsübersicht“ alle im System gepflegten Verträge, sortiert nach deren Status, angezeigt. Hierbei wird unterschieden zwischen inaktiven, aktiven, abgelaufenen, sowie deaktivierten Verträgen.
Klicken Sie jetzt bitte auf den Button „neuer Vertrag“. Daraufhin öffnet sich rechts das Fenster „Vertrag“ mit verschiedenen Eingabefeldern zur Vertragspflege, in welche alle Informationen und Daten eingetragen werden.
Zunächst muss dem Vertrag ein Titel vergeben werden. In diesem Beispiel soll es sich um einen Mietvertrag für Büroräume handeln.
Als nächstes muss eine Vertragslaufzeit definiert werden. Wählen Sie hierbei den Zeitraum über Klick in das „von“ und „bis“ Kästchen und wählen Sie das jeweilige Datum aus.
Nun können unter dem Reiter „Vertragsdaten“ weitere Informationen zur Vertragspflege eingegeben werden.
Pflicht ist hierbei die Angabe von Vertragspartnern, Zuständigem, Vertragsart, Buchungskreis und Betriebsstäten. Der hinterlegte Zuständige erhält zum Aussprachedatum eine Benachrichtigung. Wenn Sie ein Häkchen für die Vertragsübersicht setzen, wird der Vertrag unter dem Reiter Vertragsübersicht aufgelistet.
Klicken Sie nun bitte auf das Lupensymbol für „Vertragsart“.
Daraufhin öffnet sich ein neues Dialogfenster mit allen im System gepflegten Vertragsarten (s. Verwaltung). Wählen Sie aus diesen die Vertragsart per Klick aus und bestätigen Sie über den Button „markierte Position(en) übernehmen“.
Wählen Sie nun bitte den Vertragspartner sowie den Buchungskreis und die Betriebsstätte. Letztere werden über Klick auf das Plus-Symbol ausgewählt.
Klicken Sie als nächstes auf den Reiter „Vertragskosten“. In diesem Reiter können Informationen zu Zahlungsbedingung, Steuerkennzeichen, Währung und Kostentyp hinterlegt werden. Der Kostentyp ist hierbei ein Pflichtfeld (Anlage s. Verwaltung).
Das Steuerkennzeichen kann über das Lupensymbol ausgewählt werden.
Klicken Sie als nächstes nun auf das Lupensymbol im Feld „Kostentyp“ und wählen Sie hieraus den Kostentyp.
Nach Auswahl des Kostentyps erscheinen zwei neue Spalten, in welche das Fälligkeitsdatum, der Bruttobetrag, sowie Nettobetrag und Zahlungsperioden von Miete und Nebenkosten eingegeben werden. Diese Felder können je Kostentyp in der Verwaltung definiert werden.
Klicken Sie als nächstes bitte auf den Reiter „Ansprechpartner“. Unter diesem Reiter können Informationen wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnr. und Faxnummer zu einem Ansprechpartner für den Vertrag hinterlegt werden. Da es sich hierbei um keine Pflichtfelder handelt, ist das Ausfüllen nicht zwingend erforderlich.
Gehen Sie nun bitte zum Reiter Anhang. Unter diesem Reiter befindet sich ein Button, über welchen Dateien von ihrem Computer ausgewählt werden können, welche dem Vertrag als Anhang beigefügt werden. (z.B. der Mietvertrag als PDF)
Über den Reiter Zusatz können Sie noch weitere Informationen in Form von Mietgegenstand, Nebenabreden und einer Beschreibung hinterlegen. Das Ausfüllen dieser Felder steht dem User wiederum frei. Diese angezeigten Felder können Vertragsart in der Verwaltung festgelegt werden.
Zum Schluss können Sie im Reiter „Berechtigungen“ den Vertrag für im System hinterlegte Benutzer und/oder Benutzergruppen freigeben. Dabei werden die Benutzer(-gruppen) über das Plus-Symbol, rechts neben der Bezeichnung ausgewählt. Wurde eine Position ausgewählt, so ist bei dieser automatisch ein Häkchen bei der Box „read“ gesetzt. Setzen Sie zusätzlich noch ein Häkchen in der Box „edit“, so kann der Benutzer/die Benutzergruppe den Vertrag bearbeiten.
Nachdem für den Vertrag nun alle relevanten Daten gefüllt wurden, kann dieser über die entsprechenden Buttons rechts unten gespeichert und aktiviert werden.
Haben Sie den Vertrag gespeichert und aktiviert, so wird er nun im Kästchen links unter dem Reiter „Aktive Verträge“ mit seiner Vertragsnummer angezeigt. Neben jeder Vertragsposition in diesem Feld steht entweder ein Plus- , oder ein Minus-Symbol. Diese zeigen an, ob der jeweilige Vertrag zu Ausgaben oder zu Erträgen führt. Die Vertragspflege ist damit abgeschlossen.
Vertragsübersicht:
Klicken Sie nun bitte auf den Reiter „Vertragsübersicht“. Unter diesem werden alle im System gepflegten Verträge (mit einem Häkchen für die Vertragsübersicht) mit ihren relevanten Informationen wie Nummer, Bezeichnung, Beginn, Aussprache, Kündigungsfrist, Ende, Einmalzahlung, Nettobeträge, etc. angezeigt.
In der Spalte „Aussprache“ ist bei jedem Vertrag ein Datum hinterlegt. Liegt das Datum bereits in der Vergangenheit, wird dieses mit rotem Hintergrund angezeigt. Liegt das Datum in der Zukunft, so wird es mit einem grünen Hintergrund angezeigt. Unter den Spalten „Einmalzahlung“, „Nettojahr“ und „Nettomonat“ werden die hinterlegten Beträge ebenfalls entweder rot oder grün angezeigt. Ist der Betrag rot, so bedeutet dies, dass der Vertrag zu Ausgaben führt. Bei grünen Beträgen handelt es sich um einen Vertrag, welcher Einnahmen generiert. Im Feld Status ist ersichtlich, ob ein Vertrag aktiv oder inaktiv ist.
Verwaltung:
Gehen Sie als nächstes zum Reiter „Verwaltung“. In diesem Reiter können Sie neue Vertragsarten und Kostentypen anlegen, welchen Ihnen dann bei der Pflege von Verträgen zur Verfügung stehen.
Über den Button „Anlegen“ kann jeweils eine neue Vertrags- oder Kostenart angelegt werden.
Die Vertragsarten können nach dem Anlegen über das Stift-Symbol bearbeitet werden. Hier können zu jedem Vertrag Vertragsfelder angelegt werden. Dazu tragen Sie eine Bezeichnung ein und wählen den Typ des Textfeldes aus (Textfeld, Datumsfeld usw.) Mit Hinzufügen und aktivieren über das Schloss-Symbol sind die angelegten Felder unter dem Reiter Zusatz im Vertrag ersichtlich.
Über das Schloss-Symbol können die Vertragsarten aktiviert/deaktiviert und über den Papierkorb gelöscht werden. Das Feld „Status“ wird bei aktiven Verträgen grün und bei inaktiven Verträgen rot angezeigt. Im Feld „Abhängigkeiten“ wird angezeigt, in wie vielen Verträgen die Vertragsart hinterlegt wurde. Nur zu aktivierten Vertragsarten können Verträge angelegt werden.
Die Kostentypen sind nach demselben Schema gepflegt. Über den Stift-Button können Sie Zahlungsintervalle definieren. Dazu geben Sie eine Bezeichnung für das Feld sowie das Zahlungsintervall ein. Nach hinzufügen und speichern werden die Felder im Vertrag unter den Kosten eingeblendet.
